GDPR ( General Data Protection Regulation)

GDPR


25 MAJ 2018
BRITTISHTATTOO LJUNGBY
Britt Johansson & Stefan Svedberg


Vi på Brittishtattoo (härefter förkortat BT i detta dokument), strävar efter att möta
våra kunder på ett så naturligt sätt som möjligt.


Vid bokningstillfället frågar vi efter förnamn, efternamn samt telefonnummer. Om
kunden exempelvis har hemligt nummer, så hanteras detta extra varsamt. Kontakt
kan hållas via mail eller liknande, så att det på enklaste sätt gör kommunikationen
möjlig. Det händer att den överenskomna tiden för tatuering behöver ändras och då
vill vi, lika mycket som kunden, naturligtvis meddela detta. I vissa fall önskar kunden
en träff för att titta på skisser och då brukar vi sms:a eller liknande.


Vid bokningstillfället antecknas namn, kontaktuppgifter, samt önskemål gällande
motiv, placering och annat, för att underlätta arbetet.
Anteckningarna görs på papper och förvaras (oftast i plastficka) tillsammans med
andra aktuella arbeten i en tjock väska, som jag(Britt) är mycket rädd om.
Normalt frågar vi kunden om denne är frisk, tittar på huden som ska tatueras och i de
fall vi får information om diagnoser, sjukdomar, behandlingar eller mediciner görs
inga anteckningar om detta.


En del kunder lämnar uppgifter om sina arbetstider, mm, för att vi ska kunna möta
deras önskemål om tatueringstid.


Vi använder googles kalender för att hålla reda på alla tider. Jag (Britt) har även en
kombinerad privat och jobb kalender där jag antecknar kundernas namn, bokade
tider, ibland även telefonnummer. Dessa små böcker hanteras mycket privat, sparas
ibland, men fungerar främst som backup och säkerhet ifall googles kalender
havererar.


Vi på BT strävar efter enkelhet samt förtroende och är ansvariga för de uppgifter vi
samlar in.
Därför ”städas” kundmappar ur efterhand. Skisser sparas med ett minimum av
information, som gäller kunden. Anteckningar med namn och övrig information, som
oftast upprättats med kunden närvarande vid bokningstillfället, strimlas och slängs.
Däremot sparas många nummer, sms, mail, konversationer, bilder, foton, mm i våra
mobiler, surfplattor och datorer. Ibland går vi igenom kontaktlistor och raderar. Många
kunder är återkommande. En del kan fundera länge, år, och vill bolla idéer under lång
tid, verkställa sin idé, för att sedan återkomma till det ”gamla” projektet.
Nästan alla skisser sparas, ofta markerade med initialer eller namn och ibland hela
informationen från bokningstillfället. Skisserna finns i pärmar och är sorterade efter
namn eller smeknamn. Pärmarna ”städas ur” ibland och gamla inaktuella skisser
arkiveras, samt fler kontaktuppgifter strimlas och slängs. Vi försöker spara så lite
som möjligt.


Skisser används som underlag om någon kund vill lägga till ett barns namn, vid ett
senare tillfälle. Ibland behöver Jag (Britt) titta på kundens gamla skisser för att kunna
fortsätta vidare med något nytt i samma stil, eller storlek.
I de fall en kund ger mig (Britt) förtroendet att göra en s.k. coverup, touchup eller bara
fortsätta vidare på kroppen, brukar jag fotografera den/de gamla tatueringarna med
min mobil eller systemkamera. Detta behöver jag för att kunna utföra ett gott arbete.
Många tatueringar fotograferas. Jag förutsätter att de som inte vill bli fotograferade
säger detta.

Normalt brukar jag ta god tid på mig för detta, så att bilden blir som
både jag och kunden vill. Underförstått är en del tatueringar hemliga och då
respekterar jag det, tar inga bilder och slänger anteckningarna. Oftast vill kunder bli
fotograferade, men jag frågar alltid om jag får använda bilderna hur jag vill t.e.x
facebook, instagram, hemsidor.
Vid coverups kommer jag överens med kunden om huruvida vi ska visa den ”gamla”
tatueringen eller inte.
Foton sparas på våra datorer, mobiler, surfplattor och hårddiskar, samt om
godkännande givits via facebook, instagram, och liknande plattformar. I mina datorer
och främst hårddiskar kan det förekomma namngivna mappar. Detta gäller
framförallt de kunder som har tatuerat sig mycket. Mapparna brukar få kundens
namn eller smeknamn.


I de fall kunds tatuering publicerats i bokform, har kunderna godkänt detta skriftligen
enligt gällande lagar i bokförlagets land (USA).
Några tatuerade personer har blivit fotograferade och finns på bild i studion.
Självklart skulle vi ta bort en persons foto ifall så önskas. Det är svårare att helt ta
bort en bild från nätet, men givetvis så skulle vi radera det vi kan.
Då vi enligt lag är skyldiga som företag att redovisa ekonomiskt, efterfrågar och
skriver vi kundens namn, efternamn och adress på våra kontantfakturor. Dessa
sparas i ca 10 år tillsammans med bankkonto transaktioner och historik.
Telefonnummer finns med när kunder swishar betalningen. För att underlätta vid
bokföringen har jag ibland antecknat namn på kontohistoriken.
Kontantfakturor och kontoutdrag förvaras och hanteras varsamt. Vi är skyldiga att
spara dessa som en viktig del av bokföringen.
Tillfälligt överlämnar jag bokföringen, när jag behöver hjälp av redovisningskonsulter.
Tredje part får då insyn i bokföringen och kan se kundernas namn och adress via
kontantfakturor. Det är oundvikligt, men det sker med förtroende och under
tystnadsplikt.


Jag (Britt) är ansvarig för att personuppgifter hanteras på rätt, att irrelevanta
uppgifter destrueras, att överenskommelser med kund tillgodoses i den mån, som är
rimlig, samt att de/den person (Stefan) som bistår mig i arbetet även arbetar för att
minska den samlade informationen och sträva mot målet ”endast det
nödvändigaste” när det gäller personuppgifter.